Hoe moet je jezelf zo goed mogelijk voorbereiden op de remote medewerker?
Welkom!
Vandaag gaan we het hebben over workflows, KPI’s, en het managen van verschillende taken, zodat je 100% goed voorbereid bent op de komst van je nieuwe medewerker.
We werken namelijk met verschillende soorten taken, elk met een eigen strategie om effectief gemanaged te worden. Denk bijvoorbeeld aan:
Terugkerende taken
Team checken op deadlines
Projecttaken
Website bouwen
Ad-hoctaken
Infographic maken
Dagelijkse KPI’s
20 connectieverzoeken op LinkedIn
Wekelijkse KPI’s
2 blogposts per week
Elke taak kan weer anders gemanaged worden, schrijf dus nu de taken op voor zover je ze al weet zodat je een duidelijk beeld hiervan hebt.
Wij raden aan om te beginnen met het uitbesteden van de eenvoudigste, maar tijdrovende taken. Zo kan je nieuwe medewerker meteen aan de slag. Schrijf dus nu de taken op, die je al weet.
Heb je alle taken opgeschreven? Dan is het tijd om een workflow te maken.
Deze workflow helpt je medewerker de juiste prioriteiten te stellen en zijn of haar werk effectief uit te voeren.
Let op: een workflow werkt het best als de werkzaamheden vaak hetzelfde zijn per dag. Ook kan het zijn dat je deze dingen mogelijk nu niet weet aangezien het een nieuwe functie is, dat is oke, maar zorg er dan wel voor dat dit na 1 a 2 maanden wel in kaart word gebracht. Op het begin kan het zijn dat het even zoeken is naar wat de medewerker nou precies gaat doen, maar na een tijdle zal dit steeds vaster zijn. Als iemand dagelijks andere taken heeft is het niet nuttig om een workflow te maken, maar als iemand dagelijks 50% dezelfde taken heeft, dan is het handig om die 50% in te plannen als workflow en de rest dan als adhoc te laten in de workflow. Bij dagelijks andere taken zet je het gewoon met een terugkerende taak in clickup of een andere project management tool, en dan is het ook heel duidelijk wat er welke dag altijd moet gebeuren.
Let op: Dit geldt niet voor elke rol. Als jouw functie uit verschillende, wisselende taken bestaat en er geen consistentie is in dagelijkse werkzaamheden, dan is het niet zinvol om een workflow op te stellen. Maak er in dat geval ook geen.
Hoe werkt dit in de praktijk?
De eerste weken
Maak een takenlijst wanneer de normale taken af zijn!
Je hebt dan nu als het goed is de taken duidelijk in beeld, een workflow gemaakt en mogelijk een adhoc takenlijst gemaakt. Dan rust nu de vraag? Hoe draag je deze taken het effectiefs mogelijk over?
Ten eerste, plan veel meetings in zodat je genoeg tijd kan besteden aan het inwerken van je nieuwe persoonlid. Keer op keer zien wij dat wanneer er niet genoeg virtuele meetings zijn, dat de medewerker minder presteert en eerder zou uitvallen. Veel meetings en goede begeleiding is dus van cruciaal belang om dit process goed te doen.
Doe de taak zoals je gewend bent en leg elke stap en die je doet uit.
Laat de medewerker de taak uitvoeren terwijl je meekijkt.
Download fathom video om de meetings te recorden en automatisch notities te laten maken. Zet deze ALTIJD aan wanneer je een meeting met de medewerker hebt en laat fathom dit automatisch naar de persoon sturen. Dit zorgt ervoor dat de medewerker makkelijk even kan terugkijken naar de notities en uitleg.
Vraag of er onduidelijkheden zijn.
Herhaal dit proces totdat de medewerker de taak volledig onder de knie heeft.
Let wel op, dit hoeft niet in een keer, het kan zijn dat dit word verspreid over enkele dagen om ervoor te zorgen dat de medewerker de taak goed snapt.
Let op: Deze uitleg is meer gericht op een junior personeelslid en hangt af van de situatie. Natuurlijk hoef je bij een senior medewerker niet alles stap voor stap uit te leggen, maar ook een senior heeft goede begeleiding nodig die hierop lijkt. Dit komt omdat jij een specifieke werkstijl en werkwijze hebt die aangeleerd moet worden. Zo kun je ervoor zorgen dat het vanaf het begin goed gaat, aangezien iemand misschien een andere manier van denken of werken heeft dan jij. Zorg er dus ook voor dat je deze aanpak hanteert bij een medior of senior medewerker, maar pas dit aan op basis van de situatie.
10/80/10
Afwijken van de planning?
Ontwikkelen van het management formulier gebaseerd op algoritmes
In de eerste maand ontwikkelen we samen het wekelijkse rapportagesysteem, met wekelijkse calls om het te finetunen. Dit systeem co-managed de taken en stelt vragen op basis van de medewerker’s antwoorden. Bij afwijkingen heeft het remote talents team gelijk een call met de medewerker om problemen te bespreken en zorgen we met technologie voor optimale prestaties.
Daarnaast stellen we samen KPI’s op en evalueren deze maandelijks om aanpassingen te maken waar nodig. Bijvoorbeeld Bij kwaliteitsproblemen zetten we dit als KPI en monitoren we dit samen om de juiste kwaliteit te waarborgen.Zo zorgen we ervoor dat de medewerker altijd effectief en productief is.
Tot slot gaan we kijken naar ClickUp en hoe je deze tool effectief kunt inrichten.
Zonder een projectmanagementtool is het altijd lastiger om medewerkers te managen en taken goed te delegeren. Een projectmanagementtool is dus onmisbaar om overzicht en productiviteit te behouden.
KIJK DE CLICKUP VIDEO OP MINUUT 19:29 MOCHT JE DAT WILLEN
Nou en dat was het weer voor de video! Ik hoop dat het handig is geweest om jullie voor te bereiden op het werk en het uitbesteden van de taken. Mochten er vragen zijn of je hebt hier ondersteuning bij nodig. Dan kun je altijd een meeting plannen met mij om het door te spreken. Vaak als dit de eerste keer is, dan is het gewoon even leren en aanvoelen en al doende leert men. Ik sta in ieder geval voor je klaar, dus je kan me op elk moment van de dag appen, mailen of bellen en ik sta paraat.
Veel succes en tot snel!
